كويك بوكس Quickbooks هو أحد أفضل الخيارات وأشهرها لحساب تكاليف الشركات.
إن كنت تمتلك أو تعمل في إحدى الشركات الصغيرة أو المتوسطة أنصحك بالاعتماد على هذا البرنامج لإنجاز عمليات المراقبة لتكاليف المشاريع.
لن أتكلم الكثير عن ميزات هذا البرنامج وإصداراته المتعددة، إن أردت الحصول على مثل هذه المعلومات تابع قراءة السطور التالية.
لا تظن أن استخدام برنامج يعتبر من أفضل برامج المحاسبة سهل للغاية بل يحتاج إلى بعض الخبرة في مجال برامج المحاسبة الإلكترونية.
ما هو كويك بوكس Quickbooks
هو أحد أفضل برامج المحاسبة المالية، حيث يعتمد عليه التجار ورجال الأعمال في حساب الدخل والنفقات وإبقاء العمليات التجارية ضمن المسار الصحيح.
يتيح برنامج كويك بوكس إصدار الفواتير للزبائن ودفعها وإعداد التقارير وتقييم الضرائب.
يمكن للجميع التمتع بميزاته أون لاين ولفترة تجريبية حوالي 30 يوماً، يجب بعدها دفع المال مقابل الاستفادة من خدمات هذا البرنامج.
استخدامات برنامج كويك بوكس
كما ذكرت لك تتعدد استخدامات كويك بوكس يستخدم مثلاً لإدارة النفقات ودفع الفواتير ومراقبة حركة الأموال.
أيضاً يعتمد الكثيرون على هذا التطبيق لإعداد تقارير مالية إما شهرية أو سنوية، إضافة لحساب الضرائب الربعية أو السنوية.
كل هذا يحتاج إلى التفصيل بشكل جيد جداً:
إعداد الفواتير وتتبع حركة الأموال
بكل سهولة عند استخدام كويك بوكس يمكنه إعداد الفواتير للزبائن وطباعتها أو إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني.
تلقائياً يقوم هذا البرنامج بتسجيل قيمة الأرباح وما هي المبالغ المترتبة لك في ذمة الزبائن كل على حدا.
كل هذا وأكثر حيث يعرض أيضاً تقارير عن الفواتير المعلقة وما هي المدة التي تأخر فيها الزبون بدفع المستحقات.
متابعة الفواتير وبقية النفقات
من الميزات التي يقدمها أيضاً كويك بوكس أنه يقوم بالاتصال مع البنك والدخول إلى حسابك فيه والاطلاع على كافة بيانات الفواتير والنفقات فيتابعها بشكل دائم.
أيضاً يتيح البرنامج متابعة الشيكات أو نقل الأموال الكاش يدوياً من خلال تسجيل البيانات المتعلقة بها مباشرة في البرنامج بدقائق قليلة.
حالما تصل الفواتير يمكنك أيضاً إدخالها إلى البرنامج، ليقوم هو بمتابعة كل الدفعات القادمة أو تلك المستحقة للدفع.
من خلال كويك بوكس يمكن إعداد تقارير للحسابات المستحقة الدفع وبالتالي دفع كل الفواتير المستحقة في موعدها مع إعطاء وتقرير من كافة الفواتير المستحقة الدفع لاحقاً.
طباعة كافة البيانات المالية
عندما تعتمد على كويك بوكس في إدارة كافة معاملاتك المالية ومراقبة حركة الأموال الصادرة والواردة يمكن طباعة تقارير مالية.
تفيد هذه التقارير المالية بإعطاء معلومات تفصيلية عن حركة تعاملاتك المالية بشكل عام.
من خلال بضع دقائق يمكن طباعة ثلاثة أنواع من التقارير المالية:
- تقارير الأرباح والخسائر.
- التقارير المتعلقة بالميزانية.
- تقارير عن حركة الأموال (الكاش).
تقارير الأرباح والخسائر
يقدم لك هذه التقارير التي تظهر الأرباح التي حققتها من أعمالك وذلك من خلال حساب الدخل منقوصاً منه النفقات.
يمكنك الاطلاع من خلال التقرير على الأرباح النهائية التي حققتها خلال فترة شهر أو أسبوع.
تقرير الميزانية
من خلال تقرير الميزانية يتيح لك الاطلاع على الرصيد الذي تملكه من النشاطات التجارية، وما يترتب عليك من ذمم للآخرين، إضافة صافي الأرباح خلال فترة زمنية محددة.
تقارير حركة الأموال (الكاش)
أيضاً يمكنك الاطلاع على كل ما يؤثر على حركة الأموال النقدية (الكاش) أي على عمليات الاستثمار وحركة الأموال الصادرة والواردة لتمويل المشاريع.
مراقبة ساعات عمل الموظفين وكشف أجورهم.
يعتبر كل ما يتعلق بكشوف رواتب الموظفين أمر في غاية الأهمية والحساسية، فأي خطأ قد يحدث أمر غير مرغوب به نهائياً.
لذلك من خلال كويك بوكس يمكنك تلافي كل ذلك والاعتماد عليه في إعداد كشوف الرواتب تلقائياً.
يتيح أيضاً مراقبة ساعات عمل الموظفين وحساب مردودهم بحيث تضمن أن كل ساعة تمر يتقاضى فيها المعطف أجراً يتناسب مع ما تتطلبه أعمالك.
يمكن القول أن استخدام كويك بوكس في مراقبة ساعات العمل يمكنك من:
- دفع رواتب الموظفين إما من خلال الشيك أو مباشرة.
- حساب الضرائب بشكل تلقائي وتعبئة الاستمارات الخاصة بها.
- دفع الضرائب المتعلقة برواتب الموظفين مباشرة.
تبسيط الضرائب
من أهم الميزات التي يقدمها هذا البرنامج هي تبسيط الضرائب التي تتعلق بمشاريعك.
عند إعداد الضرائب لابد من حساب النفقات والإيرادات قبل ذلك. كل هذا لن تحتاج إليه مع كويك بوكس الذي يتكفل بكل ذلك.
يتيح لك الحصول على نسخة عن البيانات المالية عند اقتراب موعد دفع الضرائب.
والأفضل من هذا كله يمكنك عن طريق بانك أون لاين التواصل مع الشخص المتخصص بإعداد قيمة الضرائب والسماح له بالوصول إلى كل المعلومات المطلوبة.
متابعة المخزون
من الميزات التي يقدمها هي إمكانية تتبع مقدار المخزون وتكلفته.
بمجرد أن تبيع مخزونك سيخصص كويك بوكس جزء من المخزون لتسديد ثمن البضائع المباعة، عادة ما تعتبر هذه العملية متعبة جداً إن أردت القيام بها يدوياً، فهي مهمة لحساب الدخل الذي يستحق دفع الضرائب.
في الفترة التي تكون فيها الكميات قليلة، سيتولى أيضًا تذكيرك بضرورة طلب المخزون.
تحصيل الإيرادات أون لاين
يساعدك كويك بوكس في تسهيل تحصيل الأموال من الزبائن من خلال دفعها أون لاين، عند تفعيل هذه الميزة ستسرع عملية تحصيل أرباحك من خلال رسائل البريد الإلكتروني، وتسجيلها كلها في البرنامج.
خدمة كويك بوكس أون لاين
في حال تعذر استخدام البرنامج لسبب من الأسباب، يمكنك الاستفادة من خدماته أون لاين.
كما بقية الخدمات الأون لاين يعتمد كويك بوكس أون لاين على تخزين البيانات على سحابة التخزين الخاصة، ثم استخدامها متى أردت ذلك باستخدام أي جهاز كان.
كل ما عليك هو الاشتراك بهذه الخدمة وفق مستويات عدة يجب أن تختار بينها.
برنامج كويك بوكس للكمبيوتر
يمكن تحميل برنامج Quickbooks على جهاز الكمبيوتر والتمتع بخدماته بكل سهولة، حيث يوجد العديد من الإصدارات المختلفة مثل كويك بوكس برو، وكويك بوكس برو بلس، وكويك بوكس بريمر وغيرها.
تفضل معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة التعامل مع نسخة بريمر من هذا البرنامج على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بها، خاصة إن كانت تنشط في المجالات: مجال الصناعة، المقاولات، البيع بالتجزئة، وحتى المؤسسات غير الربحية.
أما الشركات الكبيرة فقد وجدت نسخة Quickbooks Enter Prise الأفضل بين البقية.
يجب دفع الاشتراك السنوي للحصول على آخر نسخة من إصدارات كويك بوكس برو وبلس وحتى بريمر.
كويك بوكس للحسابات الخاصة Quickbooks Self-Employed
يعتبر أفضل خيار للأشخاص الذين يديرون أعمالهم بشكل شخصي مثل المقاولون ووكلاء العقارات وغيرهم.
أيضاً تعتمد هذه النسخة على خدمات التخزين السحابي وإتاحة الوصول لها عن طريق الاتصال الآمن.
أبرز ما يميزها إتاحة إمكانية متابعة النفقات سواء التجارية أم الشخصية عن طريق الربط مع الحساب البنكي.
كويك بوكس لأجهزة ماك
يُقصد بها نسخة وحيدة من كويك بوكس خاصة بالأجهزة التي تعمل بنظام التشغيل ماك.
ما يميزها أنها مشابهة كثيراً لنسخة Quickbooks pro وتعتبر الخيار الأفضل لإدارة الأعمال التجارية الصغيرة غير المتعلقة بإنتاج السلع والبضائع.
اقرأ أيضًا في يونكس:
